○村田町公文書管理規則
平成13年3月30日
規則第11号
(趣旨)
第1条 この規則は、町長の保有する公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 本庁(村田町行政組織規則(平成9年村田町規則第6号)第3条に規定する本庁をいう。以下同じ。)及び出先機関等(同規則第4条及び第5条に規定する機関をいう。以下同じ。)の職員(以下単に「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、本庁及び出先機関等が保有しているもの
(2) 公文書の管理 公文書の分類、作成、保管、保存、廃棄等
(職員の責務)
第3条 職員は、町がその諸活動を説明する責務を有することを認識し、常に公文書の所在を明確にする等公文書を的確に管理しなければならない。
2 職員は、公文書とそれ以外のものを明確に区別しなければならない。
(公文書管理責任者)
第4条 公文書の管理を適正かつ円滑に行うため、本庁の課(局を含む。以下同じ。)及び出先機関等に公文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2 管理責任者は、本庁の課及び出先機関等の長をもってこれに充てる。
3 管理責任者は、公文書の管理が適正かつ円滑に行われるための指導及び監督を行わなければならない。
4 管理責任者は、所掌事務に係る公文書を特定するための目録を作成しなければならない。ただし、その内容が特に軽易な場合は、この限りでない。
(公文書の分類)
第5条 公文書は、別に定める基準に従い分類し、及び整理しなければならない。
2 前項の基準は、公表するものとする。
(公文書の作成)
第6条 職員は、所掌事務の処理に当たって、軽易なものを除き、その処理内容等を記録した公文書を作成しなければならない。
2 前項の公文書には、所掌事務に関する意思決定の内容その他事務処理上の重要な事項を記録しなければならない。
(公文書の保存)
第7条 処理の完了した所掌事務に係る公文書は保存するものとし、その期間(以下「保存年限」という。)は、20年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、その内容が特に軽易な場合は、この限りでない。
2 保存年限の設定は、管理責任者が総務課長と協議して行うものとする。
3 管理責任者は、保存年限を延長することができる。
4 保存年限の基準は、別に定め、公表するものとする。
5 保存年限が1年の公文書は、管理責任者が保存しなければならない。
6 保存年限が3年以上の公文書は、総務課長又は出先機関等の管理責任者が保存しなければならない。
7 前項の規定にかかわらず、本庁の管理責任者が必要と認める公文書については、当該管理責任者が保存することができる。
(公文書の廃棄)
第8条 保存年限を経過した公文書であって管理責任者が保存しているものは、当該管理責任者が廃棄するものとする。
2 保存年限を経過した公文書であって総務課長が保存しているものは、総務課長が当該公文書を保管していた管理責任者と協議の上、廃棄するものとする。
(補則)
第10条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成13年4月1日から施行する。