(目的)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第5条及び村田町議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年村田町条例第12号。以下「議会個人情報保護条例」という。)第9条の規定に基づき、町の実施機関(議会を含む。以下同じ。)が保有する個人情報(個人番号及び特定個人情報を含む。以下同じ。)の保護及び適切な管理のために必要な措置について定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、個人情報保護法第2条及び第60条、番号法第2条、村田町個人情報保護法施行条例(令和5年村田町条例第1号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)第2条第2項並びに議会個人情報保護条例第2条の定めるところによるほか、次の各号に定めるところによる。

(総括保護管理者の設置)

第3条　町に、総括保護管理者を一人置き、副町長をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　各課等に、保護管理者を一人置き、当該各課等の長をもって充てる。

(保護担当者)

第5条　各課等に、保護担当者を置き、保護管理者が指定する者をもって充てる。

(個人番号関係事務に係る保有特定個人情報の管理責任者)

第6条　第4条の規定にかかわらず、町の実施機関が行う個人番号関係事務に係る保有特定個人情報の管理については、会計管理者がその任にあたる。

(監査責任者)

第7条　町に、監査責任者を一人置き、総務課長をもって充てる。

(教育研修)

第8条　総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うよう努めるものとする。

第9条　職員は、個人情報保護法、番号法、個人情報保護法施行条例及び議会個人情報保護条例の趣旨にのっとり、関連する法令及び条例等の定め並びに総括保護管理者、情報システム管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制御)

第10条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)する権限(以下「アクセス権」という。)を有する者を当該保有個人情報の利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定するものとする。

(複製等の制限)

第11条　職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第12条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(記録の管理等)

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記載されている書類及び保有個人情報が記録されている媒体(以下「管理データ等」という。)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、当該管理データ等の耐火金庫への保管、保管場所の施錠等の保有個人情報の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第14条　職員は、管理データ等(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。以下同じ。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該管理データ等の廃棄を行うものとする。

(特定個人情報の取扱状況の記録)

第15条　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第16条　保護管理者は、個人番号の利用に当たっては、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定させなければならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第17条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第18条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第19条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱場所)

第20条　保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を行う場所を明確にし、総括保護管理者が定める物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第21条　情報システム管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第28条を除く。)及び次章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード又は生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第22条　情報システム管理者は、保有個人情報へのアクセス状況を記録し、当該アクセス状況の記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第23条　情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、アクセス状況の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第24条　情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第25条　情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第26条　情報システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

(暗号化)

第27条　情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第28条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第29条　情報システム管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、総括保護管理者の確認を受けた上で、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第30条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第31条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第32条　情報システム管理者及び保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、事務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(閲覧防止)

第33条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が当該職員以外の者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第34条　情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第35条　情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「サーバ室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、要件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、管理データ等を保管するための施設(以下「管理データ等保管施設」という。)を設けている場合においても、必要があると認める時は、同様の措置を講ずる。

(サーバ室等の管理)

第36条　情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置の設置等の措置を講ずるものとする。

(保有個人情報の提供)

第37条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第1項若しくは第2項又は議会個人情報保護条例第12条第1項若しくは第2項の規定に基づき保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。

(業務の委託等)

第38条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第39条　保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。

(公表等)

第40条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第41条　監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第42条　保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の管理データ等、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第43条　保有個人情報の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、情報システム管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(他の規程等との関係)

第44条　他の規程等の規定により、情報システムにおける安全の確保等に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、当該規程等の定めるところによる。

(その他)

第45条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、別に総括保護管理者が定める。